Hoe het werkt
Pepaccs heeft twee stromen die even zwaar wegen. Scroll mee met (als voorbeeld) een factuur die je verstuurt en een factuur die je ontvangt, en zie waar hij wordt vertaald, waar hij wordt gecontroleerd en hoe je ERP (desgewenst) op de hoogte blijft.
01
Het begint zoals altijd: je ERP maakt een factuur aan en zet hem als bestand klaar, in jouw formaat. In je ERP hoeft niets te veranderen. Pepaccs pakt het bestand op en maakt er een bericht van, met een eigen nummer en een tijdlijn.
02
Volgens jouw inrichting wordt elk veld uit jouw formaat het bijbehorende gegeven in het Peppol-formaat. Je eigen codes, zoals btw-codes of eenheden, worden omgezet met vertaaltabellen. Levert je ERP btw-specificaties of totalen niet mee, dan rekent Pepaccs ze zelf uit.
03
Elke factuur wordt getoetst aan de officiële Peppol-regels en de Nederlandse aanvullingen. Klopt er iets niet, dan gaat hij niet de deur uit. Je ERP krijgt een seintje, en in Pepaccs staat de factuur in de lijst die aandacht vraagt, met de reden en een suggestie hoe je het oplost.
04
Wat door de controle is, gaat via jouw serviceprovider naar de ontvanger. De provider meldt terug wat er gebeurt en Pepaccs geeft dat door aan je ERP: verzonden, afgeleverd of mislukt.
05
Andersom levert je provider de Peppol-facturen van je leveranciers aan. Pepaccs neemt elk bericht aan, ook als er iets mis mee is, en bewaart het origineel ongewijzigd. Komt dezelfde factuur twee keer binnen, dan herkent Pepaccs dat en zet het tweede exemplaar apart.
06
De inhoud wordt getoetst aan dezelfde regels. Daarna wordt het Peppol-bericht jouw formaat, met jouw eigen codes, zodat je ERP het kan inlezen. Een onbekende leverancier wordt vastgelegd als handelspartner. Een kleine bevinding houdt de factuur niet tegen: hij gaat mee, zodat je hem in je ERP kunt beoordelen.
07
Het bestand staat klaar op de plek waar je ERP het oppakt, met het factuurbeeld als bijlage. Beide stromen zijn rond: wat je verstuurt komt aan, wat je ontvangt komt binnen, en van elk bericht weet je waar het is.
Inrichten
Je legt een voorbeeldbestand in jouw formaat naast het Peppol-formaat en koppelt veld voor veld. Waar codes verschillen, zet je een vertaaltabel ertussen. Je test de inrichting direct met een echt bestand en ziet wat eruit komt. Hetzelfde doe je voor de andere richting: van het Peppol-formaat naar jouw formaat.
Wijzigingen lopen via versies. Je werkt een nieuwe versie bij, test hem en zet hem in gebruik. Berichten die al onderweg zijn, veranderen niet ongemerkt mee, en per bericht is vastgelegd met welke versie het is vertaald.
Controle
Pepaccs toetst elk bericht aan de officiële Peppol-regels en de Nederlandse aanvullingen. Een bevinding is geen foutcode maar een zin: wat er mis is, in welk gegeven, en hoe je het oplost.
Voor uitgaande facturen geldt: wat niet klopt, gaat niet weg. Voor ontvangen facturen bepaal je zelf of een kleine bevinding de factuur tegenhoudt, of dat hij met de bevinding erbij doorgaat naar je ERP.
Elk bericht in beeld
Een klant die vraagt waar zijn factuur blijft, een leverancier die belt omdat hij nog niet is betaald, een collega die wil weten waarom iets bleef hangen. Per bericht zie je wat er binnenkwam, wat ervan is gemaakt, welke controles het doorliep en waar het nu staat. Het origineel is altijd terug te halen.
Eén installatie
Een concern met een Nederlandse en een Belgische vennootschap draait op één installatie, elk met eigen Peppol-ID's. Pepaccs werkt met providers die berichten via een koppeling aanbieden en met providers die werken met bestandsuitwisseling. Wisselen van provider is een nieuwe verbinding, je ERP merkt er niets van. En omdat Pepaccs op de achtergrond verwerkt, is het gebouwd voor duizenden berichten per dag.
Testen
Pepaccs heeft een ingebouwde simulator die zich gedraagt als serviceprovider. Je verstuurt, ontvangt en krijgt statussen terug zonder dat er een echte factuur het netwerk op gaat. Met testbestanden uit InvoiLab, ook onderdeel van InvoiSuite, test je met Peppol-facturen op basis van je eigen stamgegevens. Zo weet je dat de vertaling klopt voordat je een provider aansluit.
Peppol groeit van facturen naar orders, verzendberichten en meer. In Pepaccs is een nieuw berichttype een kwestie van inrichting: dezelfde vertaling, dezelfde controle, hetzelfde zicht. Geen nieuwe software.
We laten het zien met een voorbeeldfactuur: de vertaling inrichten, de controle laten draaien en hem door de simulator sturen, heen en terug.
Plan een demoOf stuur een mail: info@hupsen.com
